Es ist notwendig, über das Bergen der Funde hinaus alle Fundumstände und weitergehende Erkenntnisse und Beobachtungen zu dokumentieren. Möglichst alle Einzelfunde sind ein zu messen. Ein GPS-Gerät ist dazu sehr hilfreich.
Die Summe der Ergebnisse der Prospektion mündet, ganz besonders bei Erst- bzw. Neufunden, deren Behandlung und weiteres Prozedere das Denkmalschutzgesetz der jeweiligen Länder regelt, notwendiger weise mit einer Fundmeldung, bei der entsprechenden Denkmalbehörde. oder deren ehrenamtlichen Vertretern vor Ort.
Dort finden die Informationen ihren Niederschlag im Rahmen der Listenerfassung (Inventarisation) archäologischer Kulturdenkmale in Verzeichnissen, sowie den entsprechenden Ortsakten, wo auch jedwede Korrespondenz abgelegt wird. Das Wissen um die Schutzwürdigkeit der Denkmale wird an die untersten Denkmalbehörden sowie der Kommunalen Verwaltung vorgelegt. Es findet z.B. bei Bebauungsplänen, Flurbereinigungsverfahren, Feldwegebau usw. Beachtung. Das öffentliche Interesse schränkt unter Umständen Verfügbarkeiten von Grundstücken, etwa die Bebauung ein, weshalb
es nicht immer zu den gesetzlich vorgeschriebenen Fundmeldungen kommt. Umso mehr kommt den Mittelsleuten vor Ort große Bedeutung zu, die einmal differenzierte Kenntnisse über die lokalen Gegebenheiten besitzen und meist eine fruchtbare, friedliche, konstruktive Koexistenz von Denkmalschutz und privaten und kommunalen Belangen herzustellen vermögen.
Die Funde verbleiben in der Regel beim Sammler. Anonym verschleppte Funde und Funde ohne genügende Dokumentation wie genauer Herkunftsbezeichnung sind wertlos.
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